Consultas en Access

Buenas.. Hoy desarrollare sobre las consultas de Access 2007; cual es su utilidad y como realizarla.

Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Una consulta de selección se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas específicas. También se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta de selección, se puede usar siempre que sea necesario.

C-81: Crear una consulta

Paso 1: debemos ir a la Cinta de opciones, a la ficha Crear, en el grupo Otros, hacemos clic en Asistente para consultas.

Paso 2: en el cuadro de diálogo Nueva consulta, hacemos clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, hacemos clic en Aceptar.

Paso 3: en el campo Tablas y consultas, hacemos clic en la tabla que contiene los datos que deseamos usar.

Paso 4: en Campos disponibles, hacemos doble clic en los campos que deseamos agregar. Estos se agregan a la lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cuatro campos, hacemos clic en Siguiente, y tildamos la opción Detalle y hacemos clic en Siguiente.

Paso 5: luego colocamos un nombre a la consulta y, a continuación, hacemos clic en Finalizar.

Paso 6: después cerramos la consulta. Vale recordar que la consulta se guarda automáticamente.

Criterios de una consulta

Para limitar el número de registros que se devuelven en los resultados de la consulta, se pueden especificar criterios. Un criterio de consulta es una condición que se especifica para un campo, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta. Los criterios pueden ser fijos o variables y pueden hacer referencia a datos de tipo numéricos y/o texto.

C-82: Agregar criterios fijos

Paso 1: debemos ir a la Cinta de opciones, a la ficha Crear, en el grupo Otros, hacemos clic en Diseño de consultas, nos aparece un cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccionamos la/s tabla/s en cual/es vamos a realizar la consulta, hacemos clic en Agregar  y luego en Cerrar.

Paso 2: en la parte inferior completamos los datos de Campo (columna de la tabla); Tabla; Orden (ascendente); tildamos la opción Mostrar y Criterio (por el cual se realizará la consulta)

Paso 3: nos posicionamos sobre la pestaña de Consulta1. Hacemos clic derecho, Guardar, colocamos el nombre, Aceptar.

C-83: Agregar criterios variables

Paso 1: debemos ir a la Cinta de opciones, a la ficha Crear, en el grupo Otros, hacemos clic en Diseño de consultas, nos aparece un cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccionamos la/s tabla/s en cual/es vamos a realizar la consulta, hacemos clic en Agregar  y luego en Cerrar.

Paso 2: en la parte inferior completamos los datos de Campo (columna de la tabla); Tabla; Orden (ascendente); tildamos la opción Mostrar. En Criterio colocamos un texto entre corchetes [ ]que nos permitirá filtrar la búsqueda, por ej.: [Ingrese la primera letra del nombre y presione Enter]

Paso 3: nos posicionamos sobre la pestaña de Consulta1. Hacemos clic derecho, Guardar, colocamos el nombre, Aceptar, luego abrimos la consulta y aparecerá un cuadro de diálogo con el mensaje indicado anterior.

C-84: Crear una consulta de creación de tabla

Paso 1: debemos ir a la Cinta de opciones, a la ficha Crear, en el grupo Otros, hacemos clic en Diseño de consultas, en este Aparece un cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccionamos la/s tabla/s en cual/es vamos a realizar la consulta, hacemos clic en Agregar  y luego en Cerrar.

Paso 2: en la parte inferior completamos los datos de Campo (columna de la tabla); Tabla; Orden (ascendente); tildamos la opción Mostrar. En Criterio colocamos criterio por el cual se realizará la consulta.

Paso 3: en la Cinta de opciones, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, hacemos clic en Crea tabla, en el cuadro de diálogo Crear tabla colocamos el nombre de la tabla que vamos a consultar y tildamos el origen de la base de datos (base de datos actual u otra base de datos). Hacemos clic en Aceptar.

Paso 4: debemos ir a la Cinta de opciones, en la ficha Diseño, en el grupo Resultados, hacemos clic en Ejecutar, aparece un cuadro de diálogo de Access y hacemos clic en SI.

Bueno se me hizo un poquito largo el post, pero útil ! Saludos Y besos.

Fuentes: sitios de Internet: Office.microsoft.com

Relaciones de Access

Buenas! Hoy mi objetivo es demostrarle como crear relaciones entre las tablas de Access 2007.

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Access 2007. Para que a través de estas se puedan crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

C-78: Crear relaciones

Paso 1: ir a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, hacemos clic en Relaciones, nos aparece el cuadro de dialogo Mostrar tabla, donde seleccionamos las tablas que queremos relacionar, hacemos clic en Agregar y luego en Cerrar.

Paso 2: arrastramos un campo de una tabla que queremos relacionar al campo de otra tabla y soltamos. Aparece un cuadro de dialogo, Modificar relaciones donde comprobamos que los nombres de campo mostramos sean correctos. Tildamos la opciones Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados, hacemos clic en Crear.

Paso 3: Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. La línea es más gruesa en los extremos y aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

-Integridad referencial: ésta tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen.. Una vez habilitada la integridad referencial, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia.

-Opciones en cascada: puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

C-79: Modificar relaciones

Paso 1: nos colocamos en la línea de relación entre las dos tablas, hacemos clic derecho y seleccionamos Modificar. Y realizamos el paso de Nº3 de crear relaciones.

C-80: Eliminar relaciones

Paso 1: nos colocamos en la línea de relación entre las dos tablas, hacemos clic derecho y seleccionamos Eliminar. Access2007 nos pregunta si deseamos eliminar la relación, hacemos clic en Aceptar.

Bueno sólo por hoy le eh dejado un par de competencias importantes de Access... Saludos y un beso!

Fuentes: Material brindado en la Cátedra de Infórmatica por Fabián Pedro Bertocchi.

Importar hoja de cálculo de Excel a una Tabla de Datos de Access

Buenas, hoy les comentare como Importamos una Hoja de cálculo de Excel y la transformamos en una Tabla de Datos de Access.

C-77: Importar hoja de cálculo de Excel a una Tabla de Datos de Access

Paso 1: vamos a la Cinta de Opciones, a la ficha Datos externos, al grupo Importar y hacemos clic en Excel, nos Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos, hacemos clic en Examinar.

Paso 2: buscamos y seleccionamos el archivo de Excel  y hacemos clic en Abrir, nos aparecerá en el cuadro de diálogo Obtener datos externos, tildamos la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y hacemos clic en Aceptar.

Paso 3: se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que hace algunas preguntas sobre los datos. Seguimos las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrás. En la última página del asistente, hacemos clic en Finalizar.

Paso 4: Access nos preguntará si deseamos guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. Si se va a realizar de nuevo la misma operación de importación, hacemos clic en Sí y escribimos los detalles. Si no deseamos guardar los detalles de la operación, hacemos clic en Cerrar.

Voy cerrado mi post por el día de hoy! Saludos y un beso.

Fuentes: Material brindado en Cátedra de Informática por Fabián Pedro Bertocchi.

Definir el tipo y formato de datos de los Campos

Buenas!  En este nuevo post les explicare sobre los Tipos de Datos para los distintos Campos que utilizamos en Access 2007 y como definir cada uno de ellos.

C-76: Definir los tipos y formatos de datos para los Campos de Access

Paso 1: en la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, hacer clic en Tipo de datos; luego hacer clic en el tipo de datos que desee.

Paso 2: utilizar las definiciones que se detallan para determinar el tipo de datos correcto

Paso 3: definir explícitamente el formato de cada Campo, en la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, hacer clic en Formato y luego hacer clic en el formato que desee.

Texto: almacena caracteres alfanuméricos. Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

Memo: almacena caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.  Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo.

Número: almacena valores numéricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

Fecha/Hora: almacena Fechas y horas.  Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.

Moneda: almacena valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

Autonumérico: almacena un valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. En los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

Sí/No: almacena valores booleanos.  Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

Objeto OLE: almacena Objetos OLE u otros datos binarios.  Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Datos adjuntos: almacena Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Hipervínculo: almacena Hipervínculos. Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL o a archivos a través de un nombre en formato UNC. Se puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.

Asistente para búsquedas: en realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.  Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Bueno me voy despidiendo espero sea bastante útil la información, saludos y hasta el próximo post.

Fuentes: Material brindado en la Cátedra de Informática por Fabián Pedro Bertocchi

Sitio en Internet: office.microsoft.com

Tabla de datos de Access 2007

Buenas! En este nuevo post explicare como sobre la Tabla de Datos de Access 2007; pasa que el mismo cuando vas creando una base de datos, los datos se almacenan en forma de tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas; la misma es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Una tabla contiene datos sobre un tema (nombre de la tabla) en concreto. Cada registro (filas) de una tabla contiene información sobre un elemento, un registro se compone de campos (columnas) La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente.  A su vez, cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos (texto, números, fechas e imágenes).

C-74: Crear una tabla de datos

Paso 1: ir a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Crear, en el grupo Tablas, hacemos clic en Tabla.

Paso 2: luego comenzamos a completar los datos que contendrá la tabla, para ello vamos a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, hacemos clic en Vista Diseño. Aparece un cuadro de diálogo Guardar como para guardar dicha tabla.

Paso 3: cada vez que modifiquemos el contenido de una tabla, hacemos clic derecho sobre las pestaña de la tabla y seleccionamos guardar.

Paso 4: una vez creada la tabla comenzamos a definir los campos que tendrá la tabla creada. Para ello, debemos escribir un nombre en la columna Nombre de campo y luego seleccionar un tipo de datos en la lista Tipo de datos. Cuando seleccionemos el tipo de datos en la parte inferior de la tabla debemos completar las propiedades del campo, que van a tener diferentes requerimientos de acuerdo al tipo de datos.

Paso 5: luego de que carguemos los campos, hacemos clic derecho sobre las pestaña de la tabla y seleccionamos Vista Hoja de datos. Entonces ahora podemos cargar los registros requeridos en cada campo.

C-75: La clave principal

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal. Por defecto, Access determina como clave principal el primer campo creado.

Paso 1: si deseamos asignar una clave principal a un campo, debemos hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal y luego ir a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, hacemos clic en Clave principal.

Bueno como les dije continúo  con mis competencias de Access! Saludos y un beso.

Fuentes: Material brindado en la Cátedra Informática por Fabián Pedro Bertocchi.