Comentarios y comparación de Documentos

Buenas.. En este nuevo post les explicare la utilización de una herramienta Word 2007 que es la aplicación de Comentarios en un documento y luego como comparar un documento original de un documento modificado.

¿Para qué nos sirve agregar comentarios a un documento?

C-12: Agregar y eliminar comentarios en Word 2007

Para la utilización de esta herramienta vamos a ocupar la ficha Revisar en Word 2007.

Los comentarios pueden estar a la vista en forma de globos en los márgenes del documento o pueden encontrarse ocultos. Si se desea solo leer el documento sin la vista de los mismos se debe ir a la ficha Revisar/seguimiento/Mostrar marcas.

• Para insertar un comentario nuevo se debe seleccionar el texto al cual se refiere el mismo e ir Nuevo comentario, se debe escribir dentro del globo que aparece tal comentario.
• Para eliminar un comentario único se debe hacer clic secundario del mouse sobre el comentario e ir a la opción eliminar comentario. Para eliminar todos los comentarios del documento se debe hacer clic en un comentario del documento. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar todos los comentarios del documento.

• Para agregar o cambiar el nombre que se utiliza en los comentarios; en el grupo seguimiento nos encontramos con la opción Control de cambios, deslizamos la flecha y seleccionamos cambiar Nombre de usuario.

• Para que el texto se imprima sin los comentarios se deberá acceder al botón de Microsoft Office   y luego en la opción Imprimir. En el cuadro Imprimir, se debe hacer clic en Documento.

De lo contrario, si se quiere imprimir un documento con comentarios, se realiza el mismo procedimiento (mostrando los comentarios) y en vez de hacer clic en Documentos se deberá hacer clic en Documentos con Marcas.

C-13: Comparación de documentos en Word 2007

Al realizar un texto con comentarios y solicitarle a otra persona que al mismo le realice cambios implica una diferencia entre el documento original y el documento devuelto con las modificaciones solicitadas; para poder saber cuáles son las diferencias que encontramos entre ambos textos debemos utilizar la herramienta Comparar, la misma se encuentra en la ficha Revisar da la barra de herramientas de Word 2007.

Paso 1: se debe ir a la herramienta Comparar, hacer clic sobre ella y deslizar la flecha de la opción Comparar y seleccionar la opción Comparar dos versiones de un documento, la misma nos brinda un cuadro en el cual se deberá cargar el Documento original y el Documento Revisado.

Paso 2: Una vez cargados ambos documentos se hace clic en aceptar, es ahí donde aparecen ambos documentos y uno más en el medio que es el que contiene las comparaciones de uno y otro, para notar las diferencias entre los textos éste presenta colores distintos, tachados o subrayados en los sectores que se han modificado, es así como podemos verificar la diferencia del documento original a uno modificado.

Fuentes: Material dictado en la cátedra de Informática; por Fabián Pedro Bertocchi.

Bueno doy por finalizado mi post, los espero en el próximo. Saludos y beso!