Informes Access 2007

Buenas en este nuevo post les comentare que hemos comenzado a trabajar con Access 2007, una herramienta de mucha utilizad hoy en día para las organizaciones. No desarrollare mucho sobre Access sino un tema e particular; que es el Diseño de Informes.

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

C-70: Personalizar  Informes

Access 2007 tiene dos vistas que se pueden utilizar para realizar cambios en el informe; la vista Presentación y la vista Diseño. La elección de la vista que se va a utilizar depende de la tarea específica que se va a llevar a cabo. Asimismo se pueden utilizar ambas vistas para realizar los cambios.

Presentación: en la misma el informe se está ejecutando, por tanto puede ver los datos tal como los vería si se fueran a imprimir. Sin embargo, en esta vista también puede hacer cambios en el diseño del informe. Como puede ver los datos mientras está modificando el informe, es una vista muy práctica para establecer el ancho de las columnas, agregar niveles de agrupación o realizar cualquier otra tarea que afecte al aspecto y a la legibilidad del informe.

Vista Diseño; la misma ofrece una vista más detallada de la estructura del informe. En ella se pueden ver las bandas de encabezado y pie de página del informe, la página y los grupos. El informe no se está ejecutando en la vista Diseño, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se trabaja; sin embargo, hay determinadas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación.

En la misma se puede:

- Agregar una mayor variedad de controles al informe, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

- Editar orígenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin utilizar la hoja de propiedades.

- Cambiar determinadas propiedades que no están disponibles en la vista Presentación.

Alternar entre las vistas

Access proporciona varios métodos para cambiar de una vista a otra. Si el informe está ya abierto, puede pasar a otra vista siguiendo uno de estos procedimientos:

1º Hacer clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y seleccionar la vista que se desee en el menú contextual.

2º Hacer clic con el botón secundario en la ficha de documento o en la barra de título del informe y elegir la vista que se desee en el menú contextual.

3º También se puede desde el grupo Vista de la ficha Inicio, hacer clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles. O si no se puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del menú. La Vista preliminar no está disponible en este menú.

4º Hacer clic con el botón secundario en un área en blanco del informe y elegir la vista que se desee. Si el informe está abierto en la Vista Diseño, se deberá hacer clic con el botón secundario fuera de la cuadrícula de diseño.

5º Hacer clic en uno de los pequeños iconos de vistas de la barra de estado de Access.

Bueno espero sea de gran utilidad mi nueva competencia, Saludos y un beso.

Fuentes: Ayuda Access 2007