Combinación de Word, Excel y Access

Buenas! En este nuevo post voy a explicarles cómo podemos combinar los distintos programas para un fin, es decir que podemos crear un documento de WORD con datos de un documento de EXCEL creado partir de la base de datos de ACCESS, tales datos son extraídos de un archivo TXT.

Archivo TXT; el mismo es un archivo de texto llano, texto simple, texto plano o texto sencillo es un archivo informático compuesto únicamente por texto sin formato, sólo caracteres. Estos caracteres se pueden codificar de distintos modos.

C-88: Convertir un archivo TXT en una tabla de Excel 2007.

Paso 1: a partir de un archivo TXT comenzamos a trabajar con los distintos programas; abrimos una hoja de cálculo en Excel 2007, nos vamos a el botón de Microsoft y hacemos clic en abrir, buscamos el archivo TXT (si el mismo a primera vista no aparece es necesario poner en tipo de archivo: todos los Archivos) y lo seleccionamos.

Paso 2: nos aparecerá un asistente para importar texto, en 3 pasos:

1º Elegimos entre Tipos de datos originales, entre Delimitados y De ancho fijo (en mi caso tilde Delimitado), hacemos clic en Siguiente.

2º Debemos observar que era lo que separaba los textos (punto, punto y coma, espacio, etc.) y tildar en Separadores el que corresponda (en mi caso tabulación), hacemos clic en Siguiente.

3º Se debe dar el Formato de ato en las columnas, ir por columna y tildar la opción que corresponda (general, texto, fecha y no importar columna), luego hacemos clic en Finalizar y ya estarán los Datos en nuestra hoja de Excel.

Si se quiere se le da formato a las celdas a gusto, luego se guarda el Documento.

C-89: Convertir una tabla de Excel en una Base de Datos en Access 2007.

Paso 1: abrimos una Base de Datos nueva en Access 2007, y nos vamos a la cinta de opciones Datos Externos, en el grupo Importar y hacemos clic en la opción de Excel (el mismo nos abre una hoja de cálculo de Excel), nos aparecerá un asistente para buscar y seleccionar el archivo de Excel que deseamos, buscamos el que hemos realizado anteriormente, por debajo nos da 3 opciones, tildamos la primera que es Importar el origen de datos en una nueva tabla de base de datos, y hacemos clic en Aceptar.

Paso 2: el mismo nos abrirá un asistente para importar la hoja de cálculo, en la cual estarán separadas por columnas los datos tal cual como realizamos anteriormente en Excel, hacemos clic en Siguiente; ahora el asistente nos pide que le demos el formato a cada campo en las distintas columnas. Por cada columna debemos asignarle el Nombre del campo, Tipo de dato, si es o no Indexado y s deseamos o no importar el campo de la columna en la tabla de Access (para esto se debe tildar tal opción); una vez dado el formato a cada campo se hace clic en Siguiente.

Paso 3: luego tenemos que elegir si queremos que Access elija poner clave fiscal a nuestra tabla, si deseamos hacerlo nosotros (elegir el campo) o si no queremos que la misma tenga, hacemos clic en Siguiente.

Paso 4: Finalizar, y nuestra tabla estará importada.

C-90: Combinar datos de una Base de datos de Access a Word

Paso 1: abrir un nuevo archivo de Word 2007 en el cual redactamos una nota para enviar a nuestros clientes. Personalizamos esa nota utilizando las herramientas que ya conocemos.

Paso 2: una vez realizada la nota, nos posicionamos en la misma en el lugar donde debe ir el destinatario. Nos dirigimos a la Cinta de opciones, a la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, hacemos clic en Seleccionar destinatarios y luego en Usar lista existente.

Paso 3: ahora nos aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de origen de datos. Buscamos la base de datos de Access 2007 creada anteriormente con la tabla de Excel y los datos del archivo TXT, hacemos clic en Abrir.

Paso 4: ahora vamos a la Cinta de opciones, a la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campo combinado y seleccionamos de a uno los campos que vamos a ingresar en la nota (Nombre, Dirección, Localidad), en ellos podemos dar  formato a gusto.

Paso 5: luego nos dirigimos a la Cinta de opciones, a la pestaña Correspondencia, en el grupo Finalizar y combinar hacemos clic en Editar documentos individuales. Aparece el cuadro de diálogo Combinar en un documento y tildamos una de las opciones y hacemos clic en Aceptar.

Paso 6: ahora se abre un documento nuevo Cartas, que contendrá una hoja con la nota de invitación para cada cliente, con sus datos.

Paso 7: en el caso de que deseemos incluir a algunos destinatarios de la lista debemos editar lista de destinatarios, entonces vamos a la Cinta de opciones, a la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, hacemos clic en Editar lista de destinatarios, tildamos a quienes queremos enviar la nota y hacemos clic en Aceptar. (todos, registro actual o desde a hasta).

Bueno este post es medio largo pero lleno de información, sólo espero sea útil a sus conocimientos. Saludos y hasta el próximo post.

Fuentes: material brindado en la Cátedra de Informática por Fabián Pero Bertocchi.