Relaciones de Access

Buenas! Hoy mi objetivo es demostrarle como crear relaciones entre las tablas de Access 2007.

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Access 2007. Para que a través de estas se puedan crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

C-78: Crear relaciones

Paso 1: ir a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, hacemos clic en Relaciones, nos aparece el cuadro de dialogo Mostrar tabla, donde seleccionamos las tablas que queremos relacionar, hacemos clic en Agregar y luego en Cerrar.

Paso 2: arrastramos un campo de una tabla que queremos relacionar al campo de otra tabla y soltamos. Aparece un cuadro de dialogo, Modificar relaciones donde comprobamos que los nombres de campo mostramos sean correctos. Tildamos la opciones Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados, hacemos clic en Crear.

Paso 3: Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. La línea es más gruesa en los extremos y aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

-Integridad referencial: ésta tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen.. Una vez habilitada la integridad referencial, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia.

-Opciones en cascada: puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

C-79: Modificar relaciones

Paso 1: nos colocamos en la línea de relación entre las dos tablas, hacemos clic derecho y seleccionamos Modificar. Y realizamos el paso de Nº3 de crear relaciones.

C-80: Eliminar relaciones

Paso 1: nos colocamos en la línea de relación entre las dos tablas, hacemos clic derecho y seleccionamos Eliminar. Access2007 nos pregunta si deseamos eliminar la relación, hacemos clic en Aceptar.

Bueno sólo por hoy le eh dejado un par de competencias importantes de Access... Saludos y un beso!

Fuentes: Material brindado en la Cátedra de Infórmatica por Fabián Pedro Bertocchi.